🙋‍♀️ Onboarding Prozess

Wenn neue Mitarbeitende in der Firma anfangen, sorgen ein paar einfache Schritte dafür, dass Accounts, Geräte und Zugriffe vor dem ersten Arbeitstag startklar sind.

Der Onboarding-Prozess besteht aus folgenden Schritten:

• Schritt 1: Füge neue Mitarbeitende zu deinem System hinzu
• Schritt 2: Fülle das Onboarding-Formular aus
• Schritt 3 (optional): Bestätige Geräte- und Peripherie-Bestellungen
• Schritt 4: Account-Erstellung & Willkommens-E-Mails
• Schritt 5 (optional): Erinnerungen zur Geräteregistrierung

1️⃣ Füge neue Mitarbeitende hinzu

Bevor das Onboarding starten kann, müssen die Mitarbeitenden in deeploi angelegt sein. Wie das funktioniert, hängt davon ab, ob du eine HRIS-Integration verwendest (z.B. Personio, HiBob).

✅ Falls du ein HRIS verwendest:

• Füge neue Mitarbeitende zu deinem HR-System hinzu (siehe dir dieses Video für weitere Details an).
• Die Mitarbeitenden werden automatisch mit deeploi synchronisiert.
• Falls Mitarbeitende nicht umgehend erscheinen, löse eine manuelle Synchronisierung zwischen deinem HRIS und deeploi mit diesem Button auf der deeploi-Plattform aus:

❌ Falls du kein HRIS verwendest:

• Füge Mitarbeitende manuell auf der deeploi-Plattform hinzu:
  • Gehe zu "Employees"
  • Klicke auf "Add employee" oben rechts
  • Eine detailliertere Beschreibung findest du hier.
• Dadurch wird das Profil erstellt, das fürs Onboarding erforderlich ist.

2️⃣ Fülle das Onboarding-Formular aus

Das Onboarding wird automatisch auf der deeploi-Plattform erscheinen. Du findest alle offenen Onboardings unter Employees → Onboardings, und du erhältst außerdem wöchentliche Erinnerungen zu anstehenden Onboardings.

Sobald du das Onboarding öffnest, fülle bitte das Formular mit den angeforderten Details aus (wie Startdatum, bevorzugte geschäftliche E-Mail-Adresse und das passende Bundle/Zugangs-Setup). Eine detailliertere Beschreibung findest du hier.

⚠️ Achtung:
Die Account-Vorbereitung startet erst, nachdem das Formular abgeschickt wurde.
Bitte sende das Onboarding-Formular mindestens 4 Tage vor dem Startdatum ab. Andernfalls können wir die Accounts und Apps nicht rechtzeitig einrichten.

3️⃣ Bestätige Gerätebestellung (optional)

Falls du Geräte oder Peripheriegeräte im Onboarding-Formular ausgewählt hast, koordiniert deeploi die Bestellung für dich und meldet sich, sobald wir Input von deiner Seite brauchen. In den meisten Fällen erhältst du einen Checkout- oder Bestätigungslink per E-Mail, der rechtzeitig ausgefüllt werden muss – andernfalls können wir nicht mit der Bestellung und Vorbereitung fortfahren.

🚨 Bitte beachte:

• Die Lieferzeiten können für Katalog-Geräte bis zu 2 Wochen dauern.
• Für individuelle oder Nicht-Katalog-Geräte dauert die Lieferung normalerweise länger.

4️⃣ Account-Erstellung & Willkommens-E-Mails

Teil des Onboardings ist die Erstellung der E-Mail- und Software-Accounts sowie Willkommens-E-Mails an neue Mitarbeitende, die das temporäre Passwort enthalten. Im Folgenden findest du die Standard-Zeitpläne für diese Schritte:

• E-Mail-Account-Erstellung: 14 Tage vor dem Startdatum
• Software-Account-Vorbereitung: 4 Tage vor dem Startdatum
• Willkommens-E-Mail versandt: 4 Tage vor dem Startdatum

💡 Info: Falls du diese Zeitpläne anpassen möchtest, kontaktiere hello@deeploi.io.

5️⃣ Erinnerung zur Geräteregistrierung (optional)

Falls ein Gerät im Onboarding-Formular ausgewählt oder gekauft wurde, erinnert deeploi Mitarbeitende automatisch daran, das Arbeitsgerät zu registrieren. Diese Registrierung ist erforderlich, damit das Gerät sicher verwaltet werden kann (z.B. Verschlüsselung, Richtlinien, erforderliche Software). Falls Mitarbeitende das Gerät nach einer gewissen Zeit nicht registrieren, informieren wir dich, damit du nachfassen kannst. Weitere Informationen findest du hier.