👋🏻 Offboarding Prozess

Wenn Mitarbeitende deine Firma verlassen, sind ein paar Schritte nötig, um sicherzustellen, dass Accounts korrekt behandelt werden und zugewiesene Geräte gesichert und für die Wiederverwendung vorbereitet sind.

Um dich durch den Prozess zu führen, unterscheiden wir zwischen zwei Szenarien:

• 1️⃣ Fall 1: Geplanter Austritt
• 2️⃣ Fall 2: Mitarbeitende verlassen das Unternehmen unerwartet

1️⃣ Fall 1: Geplanter Austritt

• Schritt 1: Offboarding vorbereiten 
  Dieser Schritt hängt davon ab, ob du ein HRIS-System verwendest (z.B. Personio, HiBob):
  • HRIS im Einsatz: Informationen im HRIS aktualisieren Trage den tatsächlichen letzten Arbeitstag in deinem HRIS ein, falls du das noch nicht gemacht hast. ⚠️ Wichtig: Der letzte Arbeitstag unterscheidet sich oft vom offiziellen Austrittsdatum.
  • Kein HRIS im Einsatz: Manuelle Vorbereitung ****Trage den letzten Arbeitstag manuell in der deeploi-Plattform ein, um den Offboarding-Prozess zu starten.

• Schritt 2: Offboarding wird sichtbar 
  4 Wochen vor dem letzten Arbeitstag wird das Offboarding auf der Plattform erscheinen. Wir senden außerdem wöchentliche Erinnerungen, damit das Formular rechtzeitig ausgefüllt wird.

  

• Schritt 3: Offboarding-Formular ausfüllen 
  Zur Orientierung findest du hier ein Schritt-für-Schritt-Video. Um das Formular auszufüllen, klicke im Mitarbeiterprofil auf "Start Offboarding", fülle die erforderlichen Felder aus und sende das Formular ab.

  

• Schritt 4: Gerät zurücksetzen (falls zutreffend) 
  Falls Mitarbeitende ein bei deeploi registriertes Gerät haben, muss es vor der Neuzuweisung zurückgesetzt werden. Im Idealfall machst du das, sobald das Gerät zurückgegeben wurde. Du kannst es sofort auf der Plattform zurücksetzen oder später (mehr Infos hier). Alternativ können Mitarbeitende es selbst zurücksetzen oder sich an hello@deeploi.io wenden.
• Schritt 5: Geräterückgabe bestätigen (falls zutreffend) 
  Sobald das Gerät zurückgegeben wurde, markiere es im Inventar-Tab im Profil als „zurückgegeben“. Andernfalls bleibt das Offboarding offen.

• Schritt 6: Fortschritt verfolgen 
  Du kannst den Prozess unter "Employees" → "Offboarding" verfolgen. Nach Abschluss bleibt das Offboarding noch 10 Tage lang auf der Plattform sichtbar.

2️⃣ Fall 2: Mitarbeitende verlassen das Unternehmen  unerwartet

• Schritt 1:  Öffne das deeploi-Profil Gehe zu „Employees“ auf der deeploi-Plattform, suche nach den Mitarbeitenden und öffne das Profil.

• Schritt 2 (optional): E-Mail-Account sperren 
  Klicke auf die drei Punkte (oben rechts) und wähle "Suspend Account", um den E-Mail-Zugriff sofort zu blockieren.

  

• Schritt 3: Offboarding starten 
  Klicke erneut auf die drei Punkte und wähle "Start Offboarding". Fülle das Offboarding-Formular aus, wähle ein bevorzugtes Offboarding-Datum und folge dann den üblichen Schritten (ab Schritt 3 oben).

  

• Schritt 4: Informationen in deinem HRIS aktualisieren 
  Nachdem du die vorherigen Schritte abgeschlossen hast, aktualisiere die Informationen in deinem HRIS-System, um deine Daten auf dem neuesten Stand zu halten. Bedenke, dass die HRIS-Integration nur in eine Richtung funktioniert – Daten werden vom HRIS in deeploi importiert, aber nicht umgekehrt.

🔎 Offboarding-Prozess Walkthrough

Schau dir dieses Video für einen detaillierten Walkthrough des Offboarding-Prozesses an.

✍️ Wichtiger Hinweis

Unsere Beteiligung am Offboarding-Prozess hängt davon ab, ob das Offboarding-Formular ausgefüllt und abgeschickt wird. Ohne das können wir nicht mit den Offboarding-Schritten fortfahren. So wird sichergestellt, dass alle Aktionen klar vereinbart und dokumentiert sind.