☁️ Outlook Archivierung - Setup Guide

Disclaimer: Dieser Artikel ist nur relevant, wenn du einen Microsoft-Workspace nutzt. Wenn du dir nicht sicher bist, ob du Microsoft oder Google verwendest, kannst du hier nachschauen.

I. Was bedeutet "Archivieren"?

Hierbei werden ältere E-Mails in einen separaten Speicherort verschoben, um:

• Speicherplatz in deinem Postfach freizugeben
• deine E-Mails übersichtlicher zu organisieren
• sicherzustellen, dass deine E-Mails suchbar und abrufbar bleiben 
  (sie werden nicht gelöscht!)

Es gibt zwei Arten von Archiven:

• einen Archivordner = Teil deines Postfachs → Speicherplatz wird normal verbraucht
• ein Online-Archiv = Separates Postfach → ermöglicht zusätzlichen Speicherplatz!

⭐️ Unsere Empfehlung: 
Nutze das Online-Archiv, da du hier besser langfristig arbeiten kannst und mehr Speicherplatz zur Verfügung hast.
 

II. Ist mein Online-Archiv Aktiv?

1. Schau in der linken Ordnerliste nach einem Postfach mit dem Namen 
   „Onlinearchiv – [Dein Name]“ oder „In-Place Archive“.
2. Wenn du es nicht siehst, kontaktiere bitte hello@deeploi.io. Wir überprüfen dann, ob wir dies für dich aktivieren können - dies kann bis zu 24h dauern.
    

III. Automatisches Archivieren (empfohlen ⭐️)

1. Gehe auf outlook.office.com oder öffne deine Outlook App
2. Melde dich ggf. mit deiner E-Mail an
3. Suche den gewünschten Ordner in der linken Seitenleiste
4. Rechtsklick auf diesen Ordner
5. Wähle Richtlinie zuweisen → Archivrichtlinie
6. Wähle, wann E-Mails automatisch archiviert werden sollen
   (z. B. nach 1 oder 6 Monaten oder 1 oder 5 Jahren)
7. Archivierung läuft automatisch innerhalb von 24–48 Stunden.

⚠️ Hinweis:
Als Standard werden von übergeordneten Ordnern immer die Richtlinien an Unterordner vererbt. Änderst du also die Einstellungen deines Posteingangs werden automatisch alle Unterordner diese Richtlinien erben, sofern du keine anderen Einstellungen vorher vorgenommen hast. Das erkennst du an dem Hinweis "Richtlinie des übergeordneten Orders verwenden".
 

IV. Manuelles Archivieren

Variante 1: Einzelne E-Mails verschieben

1. Gehe auf outlook.office.com oder öffne deine Outlook App
2. Melde dich ggf. mit deiner E-Mail an
3. Wähle eine oder mehrere E-Mails aus.
4. Ziehe sie per Drag & Drop in das Onlinearchiv-Postfach.
   Oder:
   Rechtsklick → Verschieben → Anderer Ordner → Ziel im Onlinearchiv auswählen

Variante 2: Ganze Ordner verschieben

1. Gehe auf outlook.office.com oder öffne deine Outlook App
2. Melde dich ggf. mit deiner E-Mail an
3. Rechtsklick auf den gewünschten Ordner (z. B. „Projekte 2023“)
4. Ordner verschieben wählen
5. Ziel: Onlinearchiv auswählen
6. OK klicken
    

V. FAQs

Postfach weiterhin voll? 
Das Archivieren über den Archiv-Ordner spart keinen Speicherplatz. Verwende stattdessen das Onlinearchiv. Leere außerdem "Gelöschte Elemente".

Ich finde kein Online-Archiv? 
Wende dich bitte an hello@deeploi.io, da diese Funktion ggf. aktiviert werden muss. Das kann bis zu 24h dauern.

Du hast generell Probleme mit der Archivierung? 
Wende dich mit den folgenden Infos an hello@deeploi.io:

• Screenshots von Fehlermeldungen
• Welche Schritte du bereits probiert hast
• Deine Outlook-Version → Datei → Office-Konto → Info zu Outlook